Für Caterer, Partyservices & Foodtrucks

Mehr Zeit für gutes Essen.
Weniger Chaos im Büro.

Anfragen, Angebote, Küche, Personal und Rechnungen in einem Tool – damit aus mehr Anfragen gebuchte Caterings werden.

Ideal, wenn an einem Wochenende mehrere Events laufen und trotzdem nichts vergessen werden darf.

Ein Auszug der Caterer, die bereits mit bookitup arbeiten

Kommt dir das bekannt vor?

Du bist Caterer geworden, um Gäste zu begeistern – nicht um Excel-Listen zu pflegen.

Anfragen kommen per Mail, Telefon und Formular – und bis dein Angebot mit Menü, Gästezahl und Equipment fertig ist, hat der Kunde schon woanders gebucht.
Gästezahlen, Menüwünsche, Allergien und Unverträglichkeiten ändern sich bis kurz vor dem Event – und stehen dann in drei verschiedenen Mails.
Die Küche fragt am Donnerstag, was fürs Wochenende bestellt ist – und du suchst Gerichte und Stückzahlen aus Angeboten, Mails und Notizen zusammen.
Wer ist am Samstag im Service, wer fährt den Foodtruck – und hat jeder die richtigen Infos zu Location und Ablauf?
Anzahlungen und Schlussrechnungen nach geänderter Gästezahl kosten dich jedes Mal Zeit.

Deine größte Angst ist nicht, dass keiner anfragt. Deine größte Angst ist, dass am Event-Tag etwas fehlt – das vegane Menü, die Chafing Dishes oder eine Servicekraft. Du willst als Profi wahrgenommen werden, auf den sich Brautpaare und Firmenkunden verlassen können.

✓ Du willst, dass jedes Catering so läuft, wie es abgesprochen war.
✓ Du willst Änderungen in letzter Minute im Griff haben, statt hinterherzutelefonieren.

Wie würde sich dein Catering-Alltag anfühlen, wenn …?

… jede Anfrage – ob Website, Telefon, E-Mail oder Empfehlung – mit allen Details an einem Ort landet und du sofort siehst, wo du nachfassen musst.
… dein Angebot sich fast von selbst rechnet: Staffelpreise nach Gästezahl, Getränkepauschale nach Gästen und Event-Stunden.
… deine Kunden Paket, Gästezahl und Mengen selbst im Kunden-Portal anpassen – im Rahmen, den du vorgibst.
… die Küche automatisch erfährt, welche Gerichte in welcher Anzahl bestellt sind – auch bei kurzfristigen Änderungen.
… dein Personal genau die Infos erhält, die es für seinen Einsatz braucht.
… Anzahlung, Lieferschein und Schlussrechnung direkt aus dem Auftrag entstehen.

Wie fändest du es, wenn du einen Ort hättest, an dem zu jedem Catering wirklich alles zusammengestellt ist – von Menü und Gästezahl über Personal und Equipment bis zu Vertrag und Rechnung?

Genau dafür wurde bookitup entwickelt.

Ein Ort, an dem zu jedem Catering alles steht: Buchungsstatus, Menü, Gästezahl, Allergien, Personal, Equipment, Anzahlungen und offene ToDos.

DAS SAGT THE ELEPHANT FOODTRUCK

Dieses Tool nimmt uns eine Menge Arbeit ab

„Wir, als kleines Cateringunternehmen, sind begeistert. Für einen sehr fairen Preis nimmt uns dieses Tool eine Menge Arbeit ab. Das Team arbeitet ständig an Verbesserungen, obwohl schon viele gimmicks integriert sind. Workflows, Google sync und Datei Uploads sind nur ein paar der hilfreichen Ideen. Bugs werden immer schnell behoben und der Kontakt ist auch zuverlässig! Durch Glück sind wir auf bookitup aufmerksam geworden.“

Gordon Glökler, The Elephant Foodtruck

Dein zentrales Büro-Tool als Caterer

bookitup ist ein einfach zu nutzendes Online-Tool, das deinen kompletten Buchungsprozess abbildet: von der Anfrage über Angebot und Vertrag bis zur Schlussrechnung. Es ersetzt deine Zettelwirtschaft, Excel-Listen und die Tool-Sammlung dahinter.

Alle Events und Anfragen an einem Ort

Du siehst sofort, welche Tage frei oder belegt sind. Events haben klare Status von Anfrage bis Abgeschlossen. Dein Kalender synchronisiert sich mit Google, Apple und Outlook.

Angebote mit Staffelpreisen & Pauschalen

Menüs, Buffets und Zusatzleistungen legst du als Pakete an. Preisstufen nach Gästezahl greifen von selbst, die Getränkepauschale berechnet sich aus Gästen und Event-Stunden, gruppierte Positionen halten das Angebot übersichtlich.

Kunden-Portal: auswählen, anpassen, unterschreiben

Deine Kunden wählen im Portal aus deinen Paketen, passen Gästezahl und Mengen selbst an und unterschreiben Angebot und Vertrag online. Für kleine Änderungen musst du das Angebot nicht mehr selbst anfassen.

Die Küche weiß Bescheid

Die Küche erfährt automatisch, welche Gerichte in welcher Anzahl bestellt sind, dazu Gästezahl und Allergien – auch bei kurzfristigen Änderungen. Function Sheets mit Küchenzettel, Packliste und Anfahrt entstehen automatisch zum Ausdrucken.

Personal & Equipment einplanen

Dein Team planst du über das Dienstleister-Netzwerk ein und legst fest, wer welche Infos erhält. Foodtrucks, Equipment und Chafing Dishes planst du ohne Überbuchung.

Workflows & Vorlagen

Mit Vorlagen und Workflows verschickst du Antworten, Fragebögen, Erinnerungen an offene Angebote und Infos vor dem Event automatisch – ohne alles selbst im Kopf behalten zu müssen.

Einfache Buchhaltung

Anzahlung, Lieferschein und Schlussrechnung – auch als E-Rechnung – erstellst du direkt aus dem Auftrag. Direkte Anbindung an Lexware Office, sevDesk, DATEV und Accountable.

Leichter Umstieg & persönlicher Support

Kunden und Aufträge importierst du einfach aus deinem bisherigen Tool. Unser kostenloser 1:1-Support hilft dir, bis alles perfekt eingerichtet ist.

Das sagen deine Kollegen

Was kostet bookitup?

25 €

netto / Monat

Jederzeit kündbar • Keine Setup-Gebühr • Voller Funktionsumfang

Das ist alles enthalten:

Unbegrenzte Events und Anfragen
Angebote & Verträge mit Vorlagen
Automatische Workflows
Buchhaltungs-Integrationen (Lexware, sevDesk, DATEV, Accountable)
Deutscher 1:1 Support (unbegrenzte Termine)

Teste alle Funktionen 14 Tage lang kostenlos • Keine Kreditkarte nötig

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen zu bookitup

Ich bin Caterer, kein ITler. Schaffe ich das?

Ja, absolut! bookitup ist so intuitiv aufgebaut, dass du ohne Vorkenntnisse sofort loslegen kannst. Zahlreiche Nutzer haben das Tool bereits erfolgreich ohne IT-Hintergrund eingesetzt.

Wie viel Zeit brauche ich für die Einrichtung?

Plane 2–3 Stunden ein, um deine aktuellen Events, Menüpakete, Vorlagen und Workflows anzulegen. Unser kostenloser 1:1-Support hilft dir dabei. Danach sparst du jede Woche Zeit.

Was passiert nach der Testphase?

Du testest bookitup 14 Tage lang mit allen Funktionen. Danach wechselst du automatisch in die kostenfreie Version – es entstehen keine Kosten, und du entscheidest selbst, ob du upgraden möchtest.

Kann ich mein bestehendes Kontaktformular nutzen?

Ja. Du kannst entweder ein Kontaktformular direkt in bookitup erstellen oder dein vorhandenes Kontaktformular mit bookitup verknüpfen. Alle Daten werden automatisch in bookitup übernommen und als Anfrage angelegt.

Muss ich Rechnungen in meinem Buchhaltungstool doppelt schreiben?

Nein. Du schreibst Rechnungen in bookitup. Diese kannst du mit einem Klick oder automatisch in dein Buchhaltungstool übertragen lassen (z.B. Lexware Office, sevDesk, DATEV, Accountable).

Gibt es eine App für's Smartphone?

Ja! bookitup ist eine Web-App, die zu 100% mobil-optimiert ist. Du kannst sie wie eine App auf deinem iPhone oder Android-Gerät ablegen und unterwegs alles verwalten.

Ist bookitup nur für Hochzeiten?

Nein. bookitup eignet sich für Hochzeiten, Firmenfeiern, Messen, Geburtstage, Foodtruck-Einsätze und alle anderen Caterings.

Was, wenn ich während der Testphase nicht zufrieden bin?

Kein Problem! Die Testphase ist komplett kostenlos und unverbindlich. Du kannst jederzeit aufhören. Und selbst wenn du nach der Testphase zahlst: Du hast noch weitere 30 Tage Geld-zurück-Garantie.

Kann ich meine bisherigen Kunden und Aufträge importieren?

Ja! Kunden und Aufträge importierst du einfach aus deinem bisherigen Tool. Unser kostenloser 1:1-Support hilft dir, bis alles perfekt eingerichtet ist.

Noch eine Frage?
Schreib uns einfach eine Mail oder starte die Testphase und nutzen den Live-Support-Chat.